婚礼部門の仕事は、集客・新規接客・打合せ・当日の運営統括という四つの工程に分かれています。そのため、経営者はどの工程を外部に任せるか、いつまで任せるかを組み合わせることで、施設の人員や需要の見通しに合った運営方法を選べます。

婚礼の需要がどれだけ続くかは、施設が婚礼を始める前に見通すことが難しいものです。だからこそ、経営者が婚礼のために社員を採用する前に、任せ方の組み合わせを知っておくことが大切になります。

このブログでは、婚礼部門の運営受託を行う弊社の立場から、工程と期間の組み合わせ方をご説明します。あわせて、外部に任せるときに施設が契約の段階で決めておく点もお伝えします。

婚礼部門で新たに必要になる仕事

ホテルやレストランは、婚礼を始める前から、結婚式の当日に使うものの多くを施設の中に持っています。たとえば、次のようなものです。

• 会場や宴会場
• 厨房と料理
• 宴会のサービススタッフ
• 施設の名前を知っている既存の顧客

このように、婚礼の当日に使う会場・料理・サービスは、施設の中にすでにそろっています。そのため、施設が婚礼部門のために新しく用意しなければならないのは、会場や設備ではなく、人が担う仕事のほうです。

その仕事とは、宴会の営業やサービスにはない、次の四つです。

1. 集客：結婚式を挙げたい二人に施設を知ってもらう仕事
2. 新規接客：見学に来た二人を案内して成約につなげる仕事
3. 打合せ：成約から当日までの準備を進める仕事
4. 当日の運営統括：挙式と披露宴の進行を取りまとめる仕事

これらは、結婚式を挙げる二人を見学から当日まで担当する仕事です。宴会の営業やサービスとは求められる経験が違うため、宴会部門の社員がそのまま担えるとは限りません。

つまり、経営者が自社運営か運営委託かを決めることは、右側の四つの工程を誰がどの期間担うかを決めることです。というのも、会場・料理・宴会サービスは施設がすでに持っているため、外部に任せる必要がないからです。

そのため、施設は、強みである会場・料理・サービスを自社の社員で担ったまま、足りない工程だけを外部の会社に補ってもらうという方法も選べます。

任せる工程の範囲と期間

四つの工程を誰が担うかを決めるとき、経営者が組み合わせる軸は次の二つです。

• 工程の範囲：四つの工程を自社ですべて担うか、一部を外部に任せるか、すべてを外部に任せるか
• 期間：通年で同じ体制にするか、立ち上げ期や繁忙期などの期間を区切って任せるか

この図で特に見ていただきたいのは、右の列です。期間を区切った委託では、区切りが来たときに施設が実績を見て次の進め方を選び直せます。たとえば、立ち上げ期だけすべてを任せてその後に一部へ切り替えることも、繁忙期だけ特定の工程を任せることもできます。

これに対して、自社の社員だけで通年運営する場合は、期間を区切ることが難しくなります。なぜなら、採用した社員の数は繁閑に合わせて増やしたり減らしたりできないからです。そのため、図2では自社運営の行の右側を薄くしています。

ここで、四つの選択肢を表に並べます。表の右端には、それぞれの選択肢で施設が気をつけることを書いており、中身はこの後の章で順にご説明します。

自社で運営する場合

自社で婚礼部門を運営する場合、施設は婚礼の経験を持つ社員を採用するか、既存の社員を育てることになります。この方法の利点は、次の二つです。

• 婚礼のノウハウが、施設の社員の中に蓄積されます
• 二人への案内から当日の進行まで、施設の社員が一貫して担当できます

ただし、婚礼には繁忙期と閑散期の差が必ずあります。そのため、施設が繁忙期に合わせて社員を雇えば閑散期に人員が余り、閑散期に合わせて雇えば繁忙期に人員が足りなくなります。

この問題は、婚礼を専業とする結婚式場も抱えています。

さらに、婚礼の需要がどれだけ続くかが分からない段階で社員を採用すると、需要が見込みを下回ったときに施設が選べる道が狭まります。というのも、婚礼部門を縮小する場合でも、施設は雇用した社員の配置転換や処遇を考えなければならないからです。

繁忙期と閑散期の差に合わせた人員の配置については、プラスワン・プランナーのブログ「繁忙期に向けた業務委託活用」が、統計の数字と法令上の手続の締切をもとに説明しています。自社運営を選ぶ前に、繁忙期の人員をどう補うかを検討したい方は、あわせてご覧ください。

繁忙期に向けた業務委託活用

すべてを任せる場合

自社運営と対極にあるのが、四つの工程をすべて外部の会社に委託する方法です。この方法は婚礼部門の運営受託と呼ばれ、受託する会社が集客から当日の運営統括までを担います。そのため、施設の社員は、会場の準備、料理、宴会サービスといった施設側の役割に集中できます。

この方法の利点は、婚礼の経験者が社内にいなくても婚礼部門を始められることです。というのも、受託する会社が人員を手配するため、施設が婚礼のために社員を採用する必要がないからです。

その一方で、すべてを任せる場合でも、施設が自ら決めておかなければならないことが二つあります。なぜなら、婚礼は施設の名前で行うものであり、施設として守りたい水準は受託する会社だけでは決められないからです。

• 施設として提供したい婚礼の水準：料理の内容、会場の使い方、施設の名前で行う婚礼としての品位などは、受託する会社に任せきりにせず、施設が基準を示す必要があります
• 情報を受け渡す場面：二人の情報や当日の進行について、施設の社員と受託側がどの場面で、誰から誰へ情報を受け渡すかを、施設が決めておきます

この点について、プラスワン・プランナーのブログ「箱貸し＆業務委託化〜ダメな例と良い例〜」では、業務委託を人手の穴埋めやコスト削減だけに使うと会場の価値を損なうという考え方を、結婚式場の側から述べています。施設が水準を自ら決めておく理由を、会場の立場から知りたい方はご覧ください。

箱貸し＆業務委託化〜ダメな例と良い例〜

一部を任せる場合

すべてを委託する方法とは別に、施設の社員では足りない工程だけを外部に委託する方法もあります。たとえば、施設の状況によって、次のように任せる工程が変わります。

一部を委託するときに大切なのは、任せる工程と任せない工程の境目を、施設と受託側で先に決めておくことです。というのも、婚礼の仕事は、次のように工程同士がつながっているからです。

• 新規接客で二人から聞いた希望が、打合せに引き継がれます
• 打合せで決めたことが、当日の進行につながります

そのため、境目があいまいなままだと、施設の社員と受託側の担当者がそれぞれ二人に同じことを聞いたり、伝わっているはずの希望が当日に反映されなかったりするおそれがあります。

また、施設が任せる工程を選ぶときは、その工程を担う人にどのような経験を求めるかも決めておきたい点です。参考までに、弊社の事業紹介ページでは、弊社に登録するフリープランナーの基準を、次のように工程ごとに分けて示しています。

弊社が工程ごとに基準を分けているのは、新規接客では見学に来た二人を成約につなげた実績が、施行担当では担当した組数の経験が問われるからです。そのため、施設が一部の工程を任せるときも、その工程に合った経験を受託側に確かめておくと安心です。

期間を区切る場合

施設は、工程の範囲に加えて、委託の期間を区切ることもできます。婚礼が本業でない施設にとって、この期間の軸は特に意味を持ちます。なぜなら、婚礼の需要がどれだけ続くかを、始める前に見通すことは難しいからです。

期間の区切り方には、次の二つの方法があります。

• 段階的に移す方法：立ち上げ期だけすべての工程を任せ、社員が育った工程から施設側に移していきます
• 繁忙期だけ任せる方法：通常は施設の社員で回し、繁忙期だけ特定の工程を委託します

期間を区切った委託の利点は、需要の見込みが外れたときに施設が受ける影響を小さくできることです。というのも、区切りが来たときに、施設は実績に応じて次のように選べるからです。

• 需要が見込みより少なかった場合：受託の期間が終わった時点で、部門を閉じるという判断ができます
• 需要が見込みを上回った場合：受託を続けるか、社員を増やして自社運営に移るかを、実績を見たうえで選べます

つまり、期間を区切ることは、婚礼を続ける道とやめる道の両方を施設に残しておくことです。なぜなら、社員の採用は一度行うと簡単には戻せませんが、受託の期間は契約で定められるからです。

指揮命令と契約の注意点

外部に委託するときは、施設が契約の段階で確かめておくべき点が二つあります。指揮命令の関係と、フリーランス法の義務です。というのも、どちらも確かめないまま運営を始めると、施設が法律上の責任を問われるおそれがあるからです。

指揮命令の関係

運営を会社に委託している場合、施設の社員が受託側のウエディングプランナーに直接作業の指示を出すと、契約が委託であっても、実態として労働者派遣と判断されることがあります。その根拠は、次の厚生労働省の二つの資料です。

厚生労働省の「労働者派遣事業と請負により行われる事業との区分に関する基準」（昭和61年労働省告示第37号、以下「37号告示」）は、契約が請負であっても、受託者が自ら作業者を指揮し、業務を独立して処理していなければ労働者派遣事業として扱うと定めています。さらに、厚生労働省の「37号告示に関する疑義応答集（第3集）」は、準委任契約であっても、発注者と受注者側の労働者の間に指揮命令関係があれば労働者派遣事業に当たるとしています。

婚礼の当日は、宴会サービスの社員と受託側のウエディングプランナーが同じ会場で動きます。そのため、施設の社員が、進行の変更や急な依頼をその場でウエディングプランナーに直接伝えたくなる場面があります。

そこで、施設からの連絡は受託側の責任者を通すという窓口を、施設と受託側が契約の段階で決めておくことが大切です。そうしておけば、当日の急な依頼も受託側の責任者からウエディングプランナーに伝わるため、施設の社員が直接指示を出すことにはなりません。

請負・準委任・派遣の違いについては、弊社のブログ「工程別に見る請負と派遣の選び分け」で、製造工程を例にご説明しています。婚礼以外の業務も含めて契約の違いを知りたい方は、あわせてご覧ください。

工程別に見る請負と派遣の選び分け

フリーランス法の義務

「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」（フリーランス法）は、2024年11月1日に施行されました。この法律で業務を委託する事業者に課される主な義務は、次のとおりです。

• 取引条件の明示：従業員を使用しない個人などに業務を委託する事業者は、取引条件を書面や電子メールなどで明示します（第3条）
• 報酬の支払期日：従業員を使用する発注事業者は、役務の提供を受けた日から60日以内のできる限り短い期間内に、報酬の支払期日を定めます（第4条第1項）
• ハラスメントの相談体制：従業員を使用する発注事業者は、ハラスメントの相談に応じる体制を整えます（第14条）
• 解除や不更新の予告：6か月以上継続する委託を解除したり更新しなかったりする場合は、少なくとも30日前までに予告します（第16条、同法施行令第3条）

これらの義務を施設と受託会社のどちらが負うかは、契約の結び方によって変わります。というのも、義務を負うのは、ウエディングプランナーと直接契約を結んだ側だからです。

なお、施設から委託を受けた会社がウエディングプランナーに再委託する場合、報酬の支払期日については、第4条第3項に、元の委託の支払期日から30日以内とする特例があります。そのため、再委託を受けたウエディングプランナーへの支払期日は、施設と受託会社の間の支払期日をもとに決まります。

委託を選ぶ三つの問い

ここまでの内容をもとにすると、経営者は次の三つの問いに順に答えることで、自社運営か運営委託かを絞り込めます。

1. 婚礼の需要がどれだけ続くかを見通せるか：見通せないのであれば、期間を区切った受託から始めるのが妥当です。なぜなら、見通しが立たないまま社員を採用すると、婚礼部門を縮小するときに施設が選べる道が狭まるからです
2. 婚礼の経験者が社内にいるか：いないのであれば、すべての工程を任せ、施設の社員は会場・料理・サービスに集中する方法が考えられます。というのも、受託する会社が人員を手配するため、施設が婚礼のために採用を行わずに済むからです
3. 足りないのが特定の工程だけか：そうであれば、その工程だけを任せれば足ります。なぜなら、社員で回せている工程は、会場・料理・サービスと同じく施設に残せるからです

三つの問いのどれにも当てはまらない施設、つまり需要の見通しが立ち、経験者がいて、工程にも不足がない施設には、自社運営が合っています。なぜなら、採用した社員を通年で生かせる見通しがあり、外部に任せる工程もないからです。ただし、その場合でも繁閑の差は残るため、繁忙期だけ特定の工程を任せるという組み合わせは選択肢に残ります。

弊社は、婚礼施設・ホテル・レストランの婚礼部門の運営受託を行っており、集客・新規接客・打合せ・当日の運営のすべて、または一部の受託に対応しています。また、需要の見通しが立たない施設でも期間を区切って始められるように、段階的な導入や特定期間のみの受託にも対応しています。

よくある質問

まとめ

このブログでは、婚礼を本業としないホテルやレストランが婚礼部門を設けるときの選択肢を、任せる工程の範囲と期間の二つの軸に分けてご説明しました。その理由は、婚礼部門の仕事が集客から当日の運営統括までの四つの工程に分かれており、しかも婚礼の需要がどれだけ続くかを始める前に見通すことが難しいからです。

だから、婚礼部門は「自社で運営するか、外部に委託するか」の二択ではなく、どの工程をいつまで任せるかの組み合わせとして考えられます。とくに需要の見通しが立たない施設は、期間を区切って始めることで、実績を見てから次の体制を選べます。

弊社は、すべての工程の受託から、特定の工程や期間だけの受託まで対応しています。施設に合った運営方法のご相談は、婚礼施設の運営受託のお問い合わせからお寄せください。

用語解説

出典一覧